Juridisch
Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 22 september 2026
Deze privacyverklaring beschrijft verwerkingen waarvoor HirePortal zelf verwerkingsverantwoordelijke is. Voor kandidaatdata die HirePortal uitsluitend namens een recruitmentklant verwerkt, is die recruitmentklant de primaire verwerkingsverantwoordelijke en is diens privacyverklaring leidend.
1. Wie zijn wij?
HirePortal B.V., ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42056108 en gevestigd aan Geurdeland 17g, 6673 DR Andelst, Nederland. U kunt contact met ons opnemen via privacy@hireportal.ai.
2. Welke rollen hebben wij?
Voor accountbeheer, facturering, beveiliging, websitegebruik, support en wettelijke verplichtingen bepaalt HirePortal zelf doel en middelen. Voor kandidaatdata binnen een klantworkspace verwerkt HirePortal in beginsel namens de recruitmentklant. Als een specifieke HirePortal-functie zelfstandig doel en middelen bepaalt, zal HirePortal daar afzonderlijk transparant over zijn.
3. Gegevens die wij over zakelijke gebruikers verwerken
Naam, zakelijke contactgegevens, organisatie, accountgegevens, login- en beveiligingsdata, abonnements- en factuurgegevens, supportcommunicatie, gebruiks- en technische logs.
4. Kandidatengegevens in klantworkspaces
Afhankelijk van de instructies van de recruitmentklant kunnen naam, telefoonnummer, e-mail, professioneel profiel, werkervaring, opleiding, vaardigheden, vacaturevoorkeuren, correspondentie, call-uitkomsten, afspraken en publiek beschikbare professionele gegevens worden verwerkt.
5. Waarom verwerken wij gegevens?
Levering en beveiliging van de Dienst; account- en contractbeheer; facturering; support; fraudepreventie; productbetrouwbaarheid; wettelijke naleving. Kandidatengegevens worden namens Klant verwerkt voor diens recruitmentdoeleinden en volgens diens instructies.
6. Grondslagen
Voor eigen verwerkingen kan HirePortal zich beroepen op uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang, afhankelijk van doel en context. Waar toestemming vereist is, vragen wij die afzonderlijk. De recruitmentklant bepaalt de grondslag voor kandidaatgegevens in de eigen workspace.
7. Publieke bronnen
Een recruitmentklant kan HirePortal instrueren professioneel relevante informatie uit publieke bronnen te verwerken. Publieke beschikbaarheid maakt gegevens niet rechtenvrij. De recruitmentklant is verantwoordelijk voor de rechtsgrond, noodzakelijkheid, bronkeuze en artikel 14-informatie aan de Kandidaat. HirePortal beperkt verwerking tot de geconfigureerde recruitmentdoeleinden.
8. AI Voice
Wanneer een klant AI Voice gebruikt, wordt de gebelde persoon aan het begin van de interactie geïnformeerd dat hij of zij met een AI-systeem spreekt. AI-spraakoproepen worden standaard opgenomen en getranscribeerd. De recruitmentklant is verantwoordelijk voor een geldige grondslag, het informeren van kandidaten en het verkrijgen van toestemming wanneer de wet dit vereist. Een kandidaat kan toestemming direct intrekken of aangeven niet meer gebeld of benaderd te willen worden. HirePortal blokkeert verdere uitgaande communicatie en verwijdert of anonimiseert actieve kandidaatdata op instructie van de klant, voor zover geen andere rechtsgrond of bewaarplicht bestaat. Een minimale suppressieregistratie kan worden behouden om hernieuwd contact te voorkomen.
9. Opnamen en transcripties
AI-spraakoproepen worden standaard opgenomen en getranscribeerd. Opnamen en transcripties worden gebruikt om de Dienst te leveren, gespreksverslagen te maken, kandidaatgegevens bij te werken, problemen met gesprekken te onderzoeken en opvolging door de klant mogelijk te maken. HirePortal verwerkt deze gegevens als verwerker op instructie van de klant en gebruikt klantgesprekken niet om eigen AI-modellen te trainen.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
HirePortal ondersteunt recruitmentprocessen, maar neemt geen autonome beslissingen over aanstelling, selectie of afwijzing. De recruitmentklant blijft verantwoordelijk voor zijn beslissingen en voor passende menselijke controle.
11. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dat nodig is om de Dienst te leveren en volgens de instructies van de klant. Na beëindiging van een account of een geldig verwijderverzoek worden actieve gegevens normaal gesproken binnen 30 dagen verwijderd. Resterende versleutelde back-ups kunnen maximaal 90 dagen bewaard blijven, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft. Account-, facturatie- en fiscale gegevens kunnen gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen worden bewaard.
12. Beveiliging
Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperkingen, logging en encryptie tijdens transport en waar passend bij opslag.
13. Ontvangers en subprocessors
Wij delen persoonsgegevens alleen met geautoriseerde medewerkers, leveranciers of subverwerkers en autoriteiten wanneer dat noodzakelijk en rechtmatig is. Door de klant gekoppelde diensten, zoals Zoho Recruit, agenda's of andere ATS-systemen, worden door de klant geactiveerd en ontvangen alleen de gegevens die voor de betreffende koppeling nodig zijn.
| Subverwerker | Doel | Verwerkingslocatie |
|---|---|---|
| Vapi AI | Orkestratie van Voice AI, opnamen, transcripties en gesprekslogboeken | Verenigde Staten en/of EER, afhankelijk van de configuratie |
| Telnyx | Telefonie, telefoonnummers en gespreksmetadata | Verenigde Staten/wereldwijde infrastructuur |
| OpenAI | Taalmodelverwerking van gesprekscontext | Verenigde Staten en/of EER, afhankelijk van de configuratie |
| Cartesia AI | Tekst-naar-spraak en stemgeneratie | Verenigde Staten |
| Supabase | Applicatiedatabase en authenticatie | Geconfigureerde cloudregio |
| DigitalOcean | Applicatiehosting en infrastructuur | Geconfigureerde cloudregio |
14. Internationale doorgifte
Persoonsgegevens kunnen binnen en buiten de EER worden verwerkt. Internationale doorgiften worden beschermd door een adequaatheidsbesluit, het EU-US Data Privacy Framework waar van toepassing, Standard Contractual Clauses of gelijkwaardige juridische waarborgen.
15. Rechten
Betrokkenen kunnen, afhankelijk van de omstandigheden, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en toestemming intrekken. Voor kandidaatdata in een klantworkspace kan HirePortal het verzoek doorsturen naar de betreffende recruitmentklant.
16. Bezwaar tegen direct marketing of contact
Voor zover persoonsgegevens voor direct marketing worden verwerkt, geldt het recht van bezwaar. Voor telefonische recruitmentcontacten respecteren Klanten bovendien toepasselijke opt-out-, suppressie- en toestemmingsregels.
17. Klachten
U kunt contact opnemen via privacy@hireportal.ai. U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
18. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen bij wijzigingen in de Dienst of wetgeving. De actuele versie en datum staan op onze website.